Un área muy importante para las empresas es la comunicación, y los emails o correos electrónicos son uno de los mas utilizados para enviar y recibir información de la empresa. Conoce como usar los correos corporativos con Gmail, Webmail o conectarlo a una bandeja de entrada.
Utilizar correos corporativos
Los correos corporativos son todos los nombres de emails que utilizan el dominio propio de la organización. Utilizar tu propio nombre de dominio en tus correos transmite seriedad y confianza hacia tus clientes. Esto lo podemos visualizar fácilmente con un ejemplo clásico, ¿Qué nombre de correo te parece más serio o confiable: ¿metricads@gmail.com o info@metricads.cl?.
Claramente poder crear correos corporativos te permitirá proyectar una mejor imagen hacia tus clientes y al mercado en general. Además te permitirá organizar internamente de mejor manera la información. Puedes asignar un correo corporativo a cada colaborador o para diferentes áreas como ventas, informaciones y lo que necesites.
Dominio y correos corporativos
Para poder crear un correo corporativo necesitas ser propietario de un dominio web. Un dominio web es un nombre único comprado en algún proveedor de dominios. En Chile la administración de los dominios recae en un departamento de la Universidad de Chile, conocido como NIC CHILE. A través de la página de Nic Chile puedes comprar los dominios punto CL, que es la extensión de dominio asignada a Chile. De esta manera el dominio que compres para tu empresa, será la dirección de tu sitio web y también lo podrás utilizar para crear los correos corporativos que necesites. Todos los dominios son exclusivos y únicos. Esto significa que cada dominio sólo puede ser otorgado y utilizado por un solo propietario.
Hosting y correos corporativos
Otro requisito necesario para poder crear y utilizar correos corporativos es contar con un servidor de correos y eso puedes conseguirlo al vincular el dominio a un plan de hosting. Actualmente la mayoría de los planes de hosting incluyen los servicios básicos para un buen funcionamiento de correos. Sólo debes tener acceso a la administración del hosting, comúnmente los servidores utilizan la interfaz de administración CPanel.
Crear correos corporativos ilimitados
A través de CPanel se accede a la administración de los correos electrónicos, en esta plataforma puedes crear las cuentas de correo, asignar contraseñas, agregar redirecciones de mensajes a otras cuentas de correo entre otras tareas.
La creación de cuentas de correo a través del CPanel en la mayoría de los casos es ilimitada, salvo características particulares de algún servicio de hosting. Sin embargo debes tener en cuenta que todas las cuentas de correo compartirán la capacidad de almacenamiento que tu hosting tenga asignado. Es decir si tu hosting tiene una capacidad de almacenamiento de 5 gigabytes, ese será tu limite de espacio que tendrás disponible para almacenar entre tu sitio y los correos.
Crear correos ilimitados sin limite de almacenamiento
Para poder crear varias cuentas de correo a pesar de tener un hosting con espacio limitado debes conocer las diferentes formas de utilizar tus cuentas de correo.
La forma más directa de utilizar los correos corporativos que creas desde tu cuenta de Hosting es a través del servicio de Webmail que viene incorporado en la plataforma de CPanel. Para acceder al Webmail de tu sitio web simplemente deberás agregar /webmail a la url. por ejemplo https://midominio.com/webmail de esa manera accederás a la pantalla de Login de tu Webmail corporativo.
Webmail Rouncube permite acceder al de correo a través del navegador, podemos enviar y recibir correos fácilmente desde cualquier lugar en que tengamos conexión a internet. Puedes escoger diferentes interfases y cada cierto tiempo Webmail va incorporando mejoras de uso. Al utilizar Webmail por supuesto estarás ocupando el almacenamiento del plan de hosting y probablemente estarás preocupado de no superar ese límite.
Utilizar los correos corporativos sin depender de un límite de almacenamiento.
Esto lo puedes realizar si decides utilizar tu cuenta de correo a través de una aplicación del tipo Outlook, Thunderbird o la bandeja de entrada que tenga tu dispositivo. Al momento de configurar una nueva cuenta de correo deberás estar atento a la manera en que realizarás la conexión, ya que ahí está la diferencia.
Configurar tu correo electrónico como POP3 o IMAP
Tu email corporativo va a funcionar perfectamente para enviar y recibir correos utilizando cualquiera de los dos protocolos de conexión existentes. La principal diferencia entre ambos es el lugar donde se almacenan los mensajes de correo.
Si utilizas el protocolo POP3, los correos electrónicos que recibas y envíes se guardarán directamente en tu laptop o teléfono móvil sin agotar el almacenamiento del hosting. Toda la mensajería se irá almacenando de manera local cuando tu bandeja de entrada se sincronice, incluso podrás leer los correos sin acceso a internet.
Como todos los correos se descargarán de manera local, si un día ingresas al Webmail lo usual será ver tu bandeja de entrada vacía. Salvo que el dispositivo donde conectaste la cuenta esté sin conexión o no haya descargado aún los correos del servidor. Los correos que recibas se almacenan momentáneamente en el servidor del hosting hasta que tu conexión local los descarga.
Por el contrario, si utilizas el protocolo IMAP los correos siempre se almacenarán en el hosting, dependiendo directamente del espacio que tengas disponible. Su gran ventaja es que siempre podrás acceder a todos los correos, desde cualquier lugar ya sea a través de tus dispositivos externos o por Webmail.
Enviar correos corporativos con Gmail y POP3
Si las alternativas anteriores no te convencen y estás acostumbrado al amplio espacio de almacenamiento y la interfaz amigable de Gmail esta puede ser tu solución. Para enviar correos corporativos con Gmail de manera gratuita necesitarás una cuenta personal de Gmail y configurar los siguientes pasos:
Esta manera que te mostraré a continuación consiste en vincular Gmail con tu correo corporativo para enviar y recibir emails en tu cuenta personal de Gmail. Este procedimiento es distinto a contratar servicio de correo GSuite o Google Workspace.
Accede a tu cuenta de Gmail y haz clic en el icono de Configuración situado en la parte superior derecha
Selecciona la pestaña Cuentas e importación.
Haz clic en el enlace Añadir una cuenta de correo, del apartado Consultar el correo de otras cuentas.
Selecciona Importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3) y haz clic en el botón Siguiente.
Ingresa los datos de conexión de la cuenta de correo corporativa que quieres vincular y haz clic en el botón Añadir cuenta.
Selecciona Sí, quiero poder enviar mensajes como… para enviar y recibir mensajes en tu cuenta de Gmail. Podrás enviar correos desde Gmail como si estuviera saliendo de tu cuenta de correo corporativa.
Introduce el Nombre de la dirección de correo electrónico y deja marcada la casilla de Tratarlo como un alias
Completa con los datos indicados para el servidor de salida de tu correo corporativo (SMTP)
Recibirás un correo de Google en tu bandeja de entrada del correo corporativo con un enlace y un código. Sigue el enlace de confirmación para confirmar tu solicitud.
Introduce el código de confirmación en el campo correspondiente de la ventana del asistente de Añadir otra dirección de correo. Haz clic en el botón Verificar para finalizar el proceso. Es la última parte para poder enviar correo corporativo con Gmail.
Siguiendo estos pasos podrás usar tu correo de Gmail para enviar y recibir correos como si fuera tu cuenta de correo corporativo. Esta manera de utilizar tu correo corporativo con Google es 100% gratuita. Es un procedimiento de vinculación de cuentas, distinto a contratar cuentas de correo corporativas directamente en los servicios de Google como G Workspace anteriormente Gsuite.
